Videopro
¡Videopro para Windows!   Gestión de videoclubs.

© ApoloSoft 1996-97   Tlfno: (95)2476090

Jesús Domínguez Escalona

Mijas-Costa (Malaga)

Introducción

Requerimientos del sistema

Altas de datos

Modificaciones de datos

Consultas

Control de clientes y alquileres

Control de ventas

Caja diaria

Ver totales

Listados

Retrasos de alquileres

Configuraciones

Regenerar indices

Empaquetar


Introducción

Videopro es un programa de gestión de videoclubs para  Windows aprovechando todas las ventajas que este entorno gráfico ofrece. Le permite un completo control sobre los movimientos de salidas y entradas de alquileres, control de clientes, listados, totales diarios, semanales, mensuales, etc..., consultas de todo tipo con la posibilidad de modificar datos desde ellas, configuración a medida de los listados y facturas a imprimir y mucho más...

Le facilita su trabajo diario, aumentando el rendimiento de  su negocio...

Muchas gracias por utilizar Videopro.


Requerimientos del sistema

Mínimo:

Micro 386DX

4 Megas de RAM

10 Megas disco duro libres

Windows 3.1

Ratón

Recomendado:

Micro 486 o superior

8 Megas de RAM

15 Megas disco duro libres

Windows 3.1 o 3.11

Ratón

Targeta de sonido

Videopro puede funcionar en red local multiusuario. Recomendamos Windows 3.11 para Trabajo en Grupo.


Altas de datos

Existen tres grupos de datos que tendrá que dar de alta antes de poder trabajar con ellos.

Estos grupos son:

   	* Clientes

       	* Artículos para alquilar

                              	* Artículos para ventas

Los datos con que trabaja el programa se almacenan en formato DBF y los indices en formato MDX.

Los datos de clientes los puede encontrar el CL.DBF, los alquileres en AL.DBF y los artículos para ventas en AR.DBF.

Otros ficheros de datos son:

CO.DBF  (Totales diarios)

PD.DBF  (Movimientos de alquileres)

FV.DBF  (Factura ventas)

DV.DBF  (Detalle de facturas)

OB.DBF  (Observaciones de clientes)

AP.DBF  (Atraso en la entraga de alquileres)

A cada fichero de datos DBF le corresponde un fichero indice MDX.

Para dar de alta un nuevo cliente, alquiler o artículo para venta debe rellenar los datos que se le solicitan y una vez terminado pulsar el botón de Aceptar. Esto graba los datos introducidos en disco.

Puede utilizar la tecla TAB o el ratón para cambiar de un campo a otro o para cambiar de página.

El único dato obligatorio que debe introducir es el Código, los demás  son opcionales.

Los datos de la Población y la Provincia en la página de clientes pueden ser configurados desde la ventana de configuraciones (ver Opciones/Configuraciones...).

El botón de Cancelar cierra la ventana correspondiente sin realizar el alta.


Modificaciones

Para realizar modificaciones localice primero los datos introduciendo el código, después pulse el botón de Buscar. Si el código existe los datos aparecerán reyenando las celdillas correspondientes. Modifique los datos y una vez terminado pulse el botoón de Aceptar para confirmar los cambios.

Puede navegar através de los datos pulsando los botones Anterior y Siguiente.

Si desea borrar algún dato utilice el botón de Bajas, se le pedirá confirmacion antes de terminar la operación de borrado.

Para salir pulse el botón de Cancelar.


Consultas

En las ventanas de consultas los datos aparecen en filas y columnas. Es posible realizar busquedas introduciendo los datos a buscar el las celdillas correspondientes. Una vez encontrado el dato se puede modificar posicionandose en la columna deseada y introduciendo desde el teclado los nuevos datos. Para confirmar los cambios pulse Intro o pulse el botón de confirmar del navegador que aparece en la parte superior izquierda de la ventana. Este navegador sirve, asi mismo, para desplazarse através de los datos. Es posible saltar hacia adelante o hacia atrás, ir al principio o al final, etc...

La posición donde nos encontramos viene señalada por una pequeña flecha en la parte izquierda de la ventana.

Puede también realizar altas y bajas de datos en aquellas ventanas donde esté permitido pulsando los botones correspondientes.


Retrasos de alquileres

Para seleccionar todos aquellos alquileres que tengan más de ciertos días de atraso en la entrega ir a la opción del menú pricipal Alquileres/Atrasos. Aparece una ventana donde podemos introducir el número de días apartir del cual serán seleccionados los alquileres con atraso. Esta operación realiza una busqueda por el fichero PD.DBF que es el que contiene los movimientos de los alquileres y aparta todos los que cumplen con la condición. Una vez seleccionados nos aparecerá una nueva ventana con los alquileres. Cada alquiler viene descrito la fecha de salida, el cliente que lo tiene y varios datos adicionales. Tambien se pueden imprimir pulsando el botón de Imprimir.


Control de clientes y alquileres

Buscar Clientes

Para localizar un cliente por su código introducir el código en la celdilla Código del recuadro Datos clientes y pulsar el botón Buscar o la tecla Intro. Es posible, asimismo, localizar al cliente por su nombre introduciendolo en la celdilla Nombre y procediendo de la misma forma que en la busqueda de códigos.

Una vez localizado al cliente aparece en el recuadro de Movimientos el último alquiler que ese cliente ha efectuado.

Registrar salidas de alquileres

Para registrar la salida de un alquiler hay que introducir el código del alquiler en la celdilla Código del recuadro Movimientos y pulsar el botón de Registrar o la tecla Intro. Automáticamente se graba la fecha y la hora en que ese alquiler ha salido, además, en el recuadro Datos alquiler aparecen los datos del alquiler ( código, nombre, estado, etc...).

Registrar entradas de alquileres

Para registrar la entrada de un alquiler hay que introducir el código del alquiler en la celdilla Código del recuadro Movimientos y pulsar el botón de Registrar o la tecla Intro. Automáticamente se graba la fecha y la hora en que ese alquiler ha entrado, además, en el recuadro Datos alquiler aparecen los datos del alquiler ( código, nombre, estado, etc...). No es necesario que se busque el cliente con antelación.

Historial

Aquí se almacenan los movimientos de los clientes en orden secuencial por si es necesario volver a alguno de ellos para verificar o corregir datos.

Observaciones

Es posible introducir un pequeño texto a modo de observaciones de clientes pulsando el botón de Observaciones del recuadro Datos clientes. Una vez introducido el texto puede salvarlo pulsando el botón de Salvar. El cliente que tenga datos en observaciones aparecerá de ahora en adelante con *** en la celdilla de Nombre del recuadro Datos clientes.

Cambios

Es posible modificar los datos del alquiler editando las celdillas del recuadro de Movimientos. Una vez modificados estos datos pulsar el botón de Cambios para confirmar las modificaciones.

Bono

Pulsando el botón de Bono cambiamos el precio normal del alquiler por un posible precio bonificado que es introducido cuando se da de alta el alquiler.

Atrasos

Los alquileres, normalmente, pueden tener un precio diario que se cobra por retraso en la devolución. Pulsando el botón de Atrasos se rellena el dato de Precio de atrasos con el total resultante de haber multiplicado este precio diario de atraso por los dias de atraso en la entrega.

Imprimir factura

Para imprimir una factura sobre los alquileres pulsar el botón de Factura del recuadro Movimientos. La factura se imprime con todos los alquileres de ese mismo día y con el formato que se haya diseñado en Opciones/Configuraciones/Factura alquiler.

Buscar si un alquiler ha sido alquilado anteriormente

Para comprobar si un alquiler ha sido alquilado con anterioridad por un cliente buscar el cliente e introducir el código del alquiler que se desea comprobar. Una vez introducido el código en la celdilla Código del recuadro Movimientos pulsar el botón de Buscar Repetición. Aparecerá un mensaje confirmando o no la repetición.

Buscar el cliente que tiene el alquiler

Sirve para saber que cliente tiene en ese momento un determinado alquiler. Introducir el código del alquiler en la celdilla Código del recuadro Movimientos pulsar el botón de Buscar Cliente. Aparecerá el cliente que tiene ese alquiler en el recuadro Datos clientes.

Ayuda

Pulsando este botón se optiene esta página de ayuda.


Control de ventas

VidePro nos permite hacer facturas de artículos  para ventas que previamente debemos de haber dado de alta. El número de factura, la fecha y el código de cliente se establece por defecto aunque pueden ser modificados (normalmente se puede reservar un código de cliente para ventas al contado).

 Introduzca los datos de la factura y una vez terminada grabelos pulsando el botón de Registrar. Es posible salir sin registrar la factura si antes pulsamos el botón de Cancelar. Pulsando el botón de Factura imprimimos la misma según el formato que hayamos eligido en la ventana Opciones/Configuraciones/Factura ventas.

El stock de los artículos es actualizado automáticamente dependiendo del número de unidades (no se comprueban existencias).


Caja diaria

La caja diaria nos da el total de alquileres, ventas y atrasos de la fecha que introduzcamos. Cada vez que alquilamos,vendemos o cobramos atrasos no se actualizan los totales, por lo tanto hay que cerrar caja para saber el total de ese momento. La caja se puede realizar tantas veces como sea necerario pulsando el botón de Caja. Si sólo queremos ver los datos de la caja sin llegar a hacerla pulsar el botón de Ver. Pulsar el botón de Cancelar para salir de la ventana.


Ver Totales

Es posible ver los totales semanales, mensuales y anuales de los alquileres, ventas y atrasos. Para ello vaya a la opción del menu principal Totales y seleccione la que le interese. Para ver estos totales introduzca la fecha inicial y pulse el botón de Ver. Los datos son tomados del fichero CO.DBF y la caja debe estar actualizada para que los datos sean correctos.

Los datos son mostrados en totales y a modo de estadística en varios gráficos.


Listados

Para acceder a los diferentes listados ir a la opción del menu principal Listados. Aparecerá una ventana que nos da la posibilidad de de elegir entre varios tipos de listados. Los listados pueden ser ordenados por códigos, nombres, fechas, etc...

Se pueden configurar los campos que van a ser imprimidos, así como el núnero de filas a imprimir dependiendo del rango seleccionado.

Realice varias pruebas para ver que tipo de listado se adapta mejor a sus necesidades. En la ventana de Opciones/Configuraciones/Impresión se pueden establecer el número de líneas por página, el tipo y tamaño de letra, etc...

Para comenzar a imprimir pulsar el botón de Imprimir. No olvide establecer el orden de los datos y el rango.


Configuraciones

Para acceder a cofiguraciones elegir la opción del menu principal Opciones/Configuraciones. Aparecerá una ventana con varias carpetas donde podrá dar valores fijos para realizar ciertas operaciones.

General

En esta carpeta puede seleccionar opciones de tipo general.

Visualizar reloj sirve para mostrar la hora en la parte inferior de la pantalla.

Visualizar presentación activa o desactiva la ventana inicial cuando el programa está arrancando.

El nombre del videoclub aparecerá en la cabecera de los listados y facturas.

La localidad y provincia aparece en la ventana de altas de clientes como dato prefijado.

Impresión

En esta carpeta puede seleccionar opciones para configurar los listados.

Numerar página pone un número, en la parte superior, a cada página . El número de la primera página puede ser cambiado a un valor diferente de 1 (muy util para imprimir listados por partes).

Líneas por página establece el número de líneas que contendrá los diferentes listados.

El tamaño de la letra también puede ser configurado. Realice pruebas para ver que tamaño de letra se ajusta mejor al tipo de documento que vaya a imprimir.

Además, puede poner la letra normal o tipo Bold (negrita).

Factura alquiler

Esta carpeta permite configurar el formato de la factura de alquileres según los parametros que se introduzcan. El formato, normalmente, contendrá  una cabecera que es donde aparecen los datos del videoclub, fecha, pagina, etc... Una parte central, que es donde aparecen los títulos y detalles, y una parte inferior donde aparecen totales y algún otro mensaje.

Todos estos datos son opcionales en la impresión lo que permite utilizar formatos de facturas preimpresos.

Realice pruebas para saber que tamaño de letra y colocación de los diferentes elementos es la más adecuada a sus necesidades.

Factura ventas

Permite configurar el formato de las facturas de ventas. Se puede utilizar un formato preimpreso y eliminar de la impresión todos aquellos elementos que no sean necesarios.

Realice pruebas para ver que cual es la mejor distribución.

Los valores introducidos en cualquier carpeta pueden ser salvados pulsando el botón de Salvar para poder ser utilizados más adelante.

El botón de Aceptar mantiene los datos hasta que el programa termine pero no guarda estos parametros para ser utilizados posteriormente.

El botón de Cancelar anula los cambios que se hayan realizado y cierra la ventana.

Para optener esta ayuda pulsar el botón de Ayuda.


Regenerar indices

Los ficheros indices (MDX) sirven para mantener los datos de VideoPro ordenados por códigos, nombres, fechas, etc...

Cada vez que se introduce un nuevo dato o se realiza una modificación esta es grabada en el fichero de datos correspondiente (DBF) y se actualiza su indice (MDX).

Existen algunas ocasiones en que por fallos del sistema, estos indices se deterioran y no pueden seguir siendo usados por el programa.

Es posible crear indices MDX nuevos apartir de los ficheros DBF.

Utilice la opción del menu principal Opciones/Regenerar indices. Aparecerá una nueva ventana solicitandole los indices que quiera regenerar. Seleccionelos marcandolos y pulse el botón de Aceptar. Esta operación puede tardar cierto tiempo dependiendo del tamaño de los ficheros y del equipo donde ejecutemos el programa.

El botón de Cancelar cierra la ventana sin realizar la operación.


Empaquetar

Cuando se realiza una baja o anulación el dato ya no es accesible para Videopro. Sin embargo este dato no es borrado físicamente del fichero DBF. El resultado, al final de bajas masivas, es que el fichero contiene unos datos que ya no utiliza pero que permanecen en forma de dato basura. Para evitar esto se puede empaquetar o comprimir los ficheros de datos utilizando la opción del menu principal Opciones/Empaquetar. Aparecerá una ventana solicitando aquellos ficheros de datos que quiera empaquetar. Seleccionelos marcandolos y pulse el botón de Aceptar. Esta operación puede tardar cierto tiempo dependiendo del tamaño de los ficheros y del equipo donde ejecutemos el programa.

El botón de Cancelar cierra la ventana sin realizar la operación.